Właściciele firm transportowych nie mają lekkiego życia, kiedy przychodzi czas na kontrole inspektorów z takich instytucji jak ITD (Inspekcja Transportu Drogowego) czy PIP (Państwowa Inspekcja Pracy). Aby taką kontrolę przejść bez większych strat finansowych - nierzadko kary wynoszą 30 000 złotych, należy odpowiednio się przygotować.
Jak to zrobić? Otóż nie ma złotego środka, który wyeliminuje wszelkiego rodzaju niedociągnięcia. Pamiętajmy, że obie instytucje kontrolują inne dokumenty i szukają różnych niedociągnięć firmy, których może być naprawdę sporo, szczególnie w dużych firmach transportowych. Właściciel firmy musi zatem przestrzegać ciągłej systematyczności w dokumentach i wprowadzić dobry regulamin wewnętrzny.
Jak przygotować się do kontroli ITD i PIP i jakie zgromadzić dokumenty?
Inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy sprawdzać będą na pewno ilość zatrudnionych kierowców, sprawdzą zapisy urządzenia rejestrującego aktywność kierowców. Inspektorzy z PIP będą kontrolować między innymi zasady bezpieczeństwa i higienę pracy, przepisy dotyczące stosunku pracy, czas pracy, urlopy pracowników, kontrola legalności zatrudnienia. Inspektorzy z PIP przyglądać się będą również wypłatą, zwracając szczególną uwagę na wypłacanie diet i ryczałtów noclegowych.
PIP bardzo wnikliwie kontroluje przede wszystkim kierowców. Inspektor przegląda dokumenty związane z czasem prowadzenia samochodu, sprawdza długość wymaganych przerw. Pod lupę trafia również odpoczynek dobowy i tygodniowy.
Inspektorzy z ITD również mogą odwiedzić siedzibę firmy transportowej. Z całą pewnością będą żądać licencji, kontrolować również będą urządzenia rejestrujące aktywność kierowców. Kontroli podlegać będzie także masa samochodu, nacisk osi i wymiary pojazdu. Inspektorzy z Inspekcji Transportu Drogowego będą na pewno przeglądać tarcze tachografu, certyfikat kompetencji zawodowych, wykaz samochodów używanych do przewozu, ubezpieczenie OC, akta pracowników w tym aktualne badania lekarskie, zaświadczenia o odbyciu odpowiednich kursów na przewóz osób lub przedmiotów.
Co może inspektor PIP
Inspektor podczas kontroli ma wiele przywilejów, które należy akceptować. Nie wolno utrudniać kontroli, gdyż za taki uczynek można dostać karę pieniężną w wysokości od 1.000 złotych do 30.000 złotych lub w najgorszym wypadku karę pozbawienia wolności do 3 lat. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może wejść na teren firmy z funkcjonariuszem policji, jeżeli uprzednio nie został wpuszczony. Podczas kontroli inspektor PIP może żądać dokumentów związanych zatrudnieniem pracowników, sprawdzić zapisy tachografów zainstalowanych w samochodach przewozowych. Kontroli podlegają działania związane z odpowiednim wymiarem czasu pracy, urlopów czy przebytym szkoleniem BHP. Jeżeli inspektor dostrzeże nieprawidłowości w dokumentach może je zgłosić do odpowiednich instytucji w tym do Urzędu Skarbowego czy ZUS.
Co może inspektor ITD?
Inspektor z ITD musi zostać wpuszczony na teren firmy. Przedsiębiorca nie może odmówić kontroli. Podczas kontroli Inspektor może zażądać również dostępu do telefonu i komputera. Inspektor szczegółowo sprawdza dokumenty związane z pojazdami należącymi do firmy. Przegląda również wszelkie dokumenty pracownicze. Jeżeli inspektor wykryje nieprawidłowości związane z zatrudnieniem pracowników lub brak odpowiednich dokumentów może ten czyn zgłosić do odpowiednich instytucji tym do Urzędu Skarbowego oraz ZUS. Przedsiębiorca musi zatem przygotować wszystkie potrzebne dokumenty wskazane w liście uprzednio wysłanym. Za braki w dokumentacji kontroler nakłada kary pieniężne.
Jak się zachować podczas kontroli inspektora z PIP i ITD
Podczas kontroli należy zachować spokój i rozwagę. Inspektor musi mieć swobodny dostęp do wszystkich dokumentów dlatego najlepiej wyznaczyć pomieszczenie, w którym może dokonać kontroli. Inspektor musi mieć swobodę w poruszaniu się po firmie. Należy udostępnić mu wszystkie pojazdy, które obecnie znajdują się na firmie. Nie wolno przeszkadzać podczas kontroli. Takie zachowanie niesie za sobą negatywne skutki, najczęściej są to kary pieniężne. Przedsiębiorca nie może zataić dokumentów. Takie zachowanie może zostać potraktowane jako próba podjęcia przestępstwa, za co grozi kara pozbawienia wolności nawet do 3 lat.
Jak długo może trwać kontrola?
Inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy wykonują kontrolę przedsiębiorstwa w czasie od 12 dni dla mikro przedsiębiorstw, 18 dni dla małych przedsiębiorstw,24 dni dla średnich przedsiębiorstw, 48 dni dla dużych i makro przedsiębiorstw. Inspektorzy z Inspekcji Transportu Drogowego mogą przeprowadzać kontrolę przez 12 dni w przypadku najmniejszych przedsiębiorstw do 48 dni dla tych większych firm.
Jakie kary mogą być nałożone?
Inspektorzy z ITD mogą karać za wszelkie nieprawidłowości w tym brak dokumentów w pojazdach, wydruków z tachografów, licencji. Kary mogą wahać się od 150 złotych za na przykład brak przerwy w jeździe wahającej się od 15 minut do 30 minut, do 8000 złotych za brak licencji kierowcy na przewożony towar. Natomiast inspektorzy z PIP mogą nakładać mandaty w wysokości od 1.000 złotych do 30.000 złotych-za przeszkadzanie w kontroli.
